Werknemer ziek – stappenplan SAZAS

De werknemer meldt zich ziek bij de werkgever.

De werkgever vraagt naar de werkzaamheden die de werknemer nog wel kan uitvoeren.

Aandachtspunten voor werknemer

• U meldt zich ruimschoots op tijd ziek. In ieder geval voor aanvang van de werkzaamheden. Bij voorkeur bij de werkgever zelf of de direct leidinggevende.
• Van u wordt verwacht dat u actief meewerkt aan uw herstel en meedenkt over de mogelijkheden om (aangepaste) werkzaamheden te verrichten.

Aandachtspunten voor werkgever

• Vraag hoe lang de ziekte naar verwachting gaat duren.
• Vraag of de ziekte verband houdt met zwangerschap, orgaandonatie, of oud-WAO of oud-WIA. Dan kan een beroep worden gedaan op andere verzekeringen.
• Vraag of de ziekte verband houdt met het werk of een (bedrijfs)ongeval. Let op: bedrijfsongevallen met verzuim moet u registreren.
• Vraag naar het verpleegadres en of dit afwijkt van het huisadres.
• Vraag wat de werknemer nog wel kan doen (soort werk, aantal uren).
• Vraag wat u kunt doen om terugkeer te bevorderen (bijvoorbeeld: vervoersvoorzieningen of aanpassing van de uren).
• Vraag of er werkafspraken moeten worden overgedragen of afgezegd.
• Vraag welke taken kunnen worden overgenomen.
• En maak afspraken voor vervolgcontact tussen u of de leidinggevende en de werknemer.
• Het is handig om hiervoor voorschriften op papier te hebben die bij alle werknemers bekend zijn.
• Als werkgever kunt u vragen wat de zieke werknemer mankeert om beter te kunnen plannen en rekening te kunnen houden met uw bedrijfsvoering. Op grond van de privacywetgeving hoeft de werknemer echter geen antwoord te geven! Als de bedrijfsarts deze vraag stelt, is de werknemer wel verplicht hierop te antwoorden. De arbodienst mag medische gegevens niet doorgeven aan de werkgever.

De werkgever doet de ziektemelding binnen maximaal 2 dagen bij het digitale loket van SAZAS.

SAZAS verzorgt vervolgens de melding aan arbodienst ArboVitale en wanneer nodig (zwangerschap, orgaandonatie, oud-WAO, oud-WIA) bij het UWV.  

Aandachtspunt voor werkgever en werknemer

• Werkgever en werknemer houden een re-integratiedossier bij. Hierin staan de acties die de werkgever en werknemer ondernemen. De arbodienst beheert het medische gedeelte. Dit moet uiterlijk vanaf week 6, maar soms kan het verstandig zijn om hiermee al vanaf de ziekmelding te beginnen. De werkgever legt de gegevens over het ziekteverzuimbeloop (arbodeel) en de activiteiten gericht op re-integratie (werkgeversdeel) schriftelijk vast in een ‘logboek’. De werknemer voegt dan het werknemersdeel plus de van de arbodienst ontvangen gegevens toe. Het re-integratiedossier is later van belang bij een eventuele WIA-aanvraag.

De werkgever en de arbodienst houden contact met de zieke werknemer en onderzoeken de mogelijkheden om weer aan de slag te gaan.

Aandachtspunt voor werknemer

• Tussen week 3 en week 6 van het ziekteverzuim maakt de arbodienst samen met de u een probleemanalyse met een re-integratieadvies. Het advies is gericht op herstel en werkhervatting, bij voorkeur in uw eigen functie. 
• Bij kortstondig verzuim (= minder dan 6 weken) hoeft er geen probleemanalyse te komen.

De werkgever en de zieke werknemer maken samen (op schrift) een plan van aanpak voor de re-integratie. Dit gebeurt op basis van de probleemanalyse en het re-integratieadvies van de arbodienst.

Aandachtspunt voor werkgever en werknemer

• Een plan van aanpak is niet nodig bij kortdurend verzuim (minder dan 6 weken).
• Ook als de arbodienst constateert dat er - ook in de toekomst - geen mogelijkheden zijn om te werken, hoeft het niet. Blijkt na verloop van tijd dat er wel weer arbeidsmogelijkheden zijn, dan moet er alsnog een plan van aanpak worden gemaakt.
• In het plan van aanpak staat:
  • Welke re-integratieactiviteiten er worden gedaan door de werkgever en de werknemer en binnen welke termijnen de doelstellingen zullen worden bereikt. Hierbij worden er drie soorten activiteiten onderscheiden: aanpassingen op het werk, activiteiten die iemand weer geschikt maken voor werk, activiteiten die begeleiden naar ander werk.
  • Wie de re-integratie gaat aansturen en begeleiden (= wie de casemanager is); omdat u bij SAZAS aangesloten bent verzorgt ArboVitale dit voor u. De casemanager bewaakt de uitvoering van het plan van aanpak, houdt het dossier bij en onderhoudt de contacten met betrokken partijen.
  • Wanneer er contact dient te zijn tussen werknemer en arbodienst.
  • Wanneer de re-integratieactiviteiten worden geëvalueerd.
• Om de voortgang te bewaken is het van belang om regelmatig te overleggen en zo nodig het plan bij te stellen. Hierbij kan ook de bedrijfsarts aanwezig zijn.
• Overleg over de voortgang dient ten minste eens in de zes weken plaats te vinden.

De werkgever en de zieke werknemer voeren samen het plan van aanpak uit en evalueren minimaal elke zes weken de voortgang. Ze beginnen met re-integratie binnen de eigen organisatie. Lukt dat niet, dan overleggen ze met ArboVitale over andere mogelijkheden. Via SAZAS wordt zo nodig een re-integratiebedrijf ingeschakeld.

Aandachtspunten voor de werkgever

• Leg in een re-integratiedossier alles vast wat er wordt afgesproken en gedaan.
• Houd goed in de gaten of het plan van aanpak misschien moet worden aangepast aan de situatie van uw werknemer
• Geef uw werknemer en de arbodienst een kopie van het plan van aanpak en van de eventuele aanpassingen op het plan.

Aandachtspunten voor de werkgever

• UWV registreert de ziekmelding, maar zal er voorlopig niets mee doen. U en uw werknemer zijn immers zelf verantwoordelijk voor de gang van zaken in de eerste twee ziektejaren.  

De werkgever en werknemer evalueren de re-integratie-inspanningen van het eerste ziektejaar.

Aandachtspunten voor werkgever en werknemer

• De kernvraag is: wat stond u aanvankelijk voor ogen, is dat bereikt of is er iets misgegaan? Is het doel niet bereikt, dan moet u zich afvragen of het doel bij de huidige aanpak nog wel reëel en haalbaar is en of er wellicht reden is om het plan van aanpak aan te passen.
• Aan de hand van de volgende voorbeelden kunt u nagaan of de activiteiten en resultaat wel of niet goed op koers liggen.

Hoe meer onderstaande vragen u met ‘ja’ kunt beantwoorden, hoe beter u op koers ligt.
De mate waarin tijdens het eerste ziektejaar wordt gewerkt, vertoont vooruitgang en gaat richting het oorspronkelijk gestelde doel.	Ja/nee
Er is een plan van aanpak.	Ja/nee
Het plan van aanpak heeft een helder re-integratiedoel. Het is voldoende duidelijk in welke mate de betrokkene (medisch) te belasten is.	Ja/nee
De mate waarin wordt gewerkt of het soort werk dat wordt verricht is stabiel.	Ja/nee
De medische behandeling en/of herstel verlopen naar verwachting	Ja/nee
Een uitgebracht deskundigenoordeel heeft geleid tot overeenstemming over (een bijstelling van) een plan van aanpak	Ja/nee
Hoe meer onderstaande vragen u met nee kunt beantwoorden, hoe beter u op koers ligt.
Periodes van werken worden in het eerste ziektejaar afgewisseld met periodes van uitval.	Ja/nee
De werknemer heeft langer dan zes weken in arbeid zonder of met heel beperkte loonwaarde gewerkt (in de praktijk vaak ‘arbeidstherapeutische basis’ genoemd).	Ja/nee
De werknemer werkt onder zijn niveau (opvularbeid), in afwachting van hervatting van de eigen arbeid, terwijl geen reëel vooruitzicht op hervatting bestaat.	Ja/nee
De werknemer werkt op een lager niveau of minder uren dan mogelijk is en er bestaat geen reëel vooruitzicht op een functie bij de eigen werkgever die beter overeenstemt met de belastbaarheid.	Ja/nee

 

• Weet u niet zeker of u met de tot nu toe gekozen aanpak op de goede weg zit, of bent u het daar met elkaar over oneens, dan kunt u advies vragen bij een gespecialiseerde deskundige of een deskundigenoordeel bij UWV vragen.

Aandachtspunten voor werkgever

• U legt de eerstejaarsevaluatie vast in een rapportage. Hierin staan: de terugblik, de uitkomsten van de evaluatie, het afgesproken doel voor het tweede ziektejaar, de gemaakte afspraken om het doel voor het tweede ziektejaar te bereiken.
• Een kopie van de rapportage van de eerstejaarsevaluatie en het eventuele nieuwe plan van aanpak maken deel uit van het re-integratiedossier van werkgever en werknemer. Het wordt opgenomen in het re-integratieverslag dat aan het einde van het tweede ziektejaar bij de aanvraag van de WIA-uitkering wordt meegestuurd.
• De eerstejaarsevaluatie is niet vrijblijvend. Het kan zijn dat uw werknemer ondanks alle inspanningen uiteindelijk toch bij de WIA-poort aankomt. Komt UWV dan, mede op basis van de inhoud van de eerstejaarsevaluatie, tot de conclusie dat de re-integratie-inspanningen onvoldoende zijn geweest, dan wordt de periode waarover de werkgever het loon moet doorbetalen met maximaal één jaar verlengd.

Aandachtspunt voor werkgever en werknemer

Let op: in de eerste twee jaar (104 weken) behoudt de werknemer vanaf de eerste dag van ziekmelding recht op loon. Over de eerste twee jaar is dat in totaal 170% van het loon. Kijk voor exacte afspraken in uw CAO.

Aandachtspunt voor werkgever

De eerste twee jaar bent u verantwoordelijk voor de re-integratie. Als terugkeer binnen uw eigen organisatie niet meer mogelijk is, bent u ook verantwoordelijk voor het plaatsen van uw werknemer bij een andere werkgever.

UWV stuurt de zieke werknemer in week 87 een aanvraagformulier voor een WIA-uitkering.

Aandachtspunt voor werkgever en werknemer

• Bij de WIA-aanvraag dient de werknemer een re-integratieverslag in te sturen. Voordat de werknemer het re-integratieverslag opmaakt, evalueert de werkgever/leidinggevende het verloop van de re-integratie samen met de werknemer. Deze evaluatie van wat er in de afgelopen periode is gebeurd, wordt aan het plan van aanpak toegevoegd.
• U kunt een verlenging van de WIA-claimbeoordeling voor onbepaalde tijd aanvragen als werkhervatting binnen aanzienlijke tijd wordt verwacht. Zie de UWV-formulieren op www.uwv.nl.

Einde van de aanvraagtermijn voor de WIA. De zieke werknemer stuurt de WIA-aanvraag samen met het re-integratieverslag, medische gegevens en een eigen verslag naar UWV.

Aandachtspunten voor werkgever en werknemer

• De meeste onderdelen van het re-integratieverslag komen van de werkgever. Van de arbodienst ontvangt de werknemer de medische informatie. De werknemer moet zelf het eigen oordeel aan het verslag toevoegen.
  • Het re-integratieverslag bevat in ieder geval de volgende gegevens:
  • de aard van het bedrijf van de werkgever
  • de functie en bekwaamheden van de werknemer
  • de vermelding van de eerste dag van ziekte
  • de volledige probleemanalyse van de arbodienst
  • het door de werkgever en werknemer overeengekomen plan van aanpak
  • de eerstejaarsevaluatie
  • de meest recente evaluatie van het plan van aanpak
  • het actuele oordeel over de kwaliteit van de arbeidsrelatie door zowel werkgever, werknemer als arbodienst
  • het actuele oordeel van de arbodienst over de functionele beperkingen en mogelijkheden van de werknemer tot het verrichten van arbeid van de werknemer
  • het actuele oordeel van de arbodienst over de aanwezigheid van passende arbeid bij de werkgever
  • de medische informatie van de arbodienst (deze wordt door de werknemer zelf toegevoegd aan het verslag)
  • het oordeel van de werknemer over de hiervoor opgenomen punten

 

Aandachtspunt voor de werkgever

• U stuurt, los van de aanvraag, de loongegevens van uw werknemer naar UWV.

Voordat de WIA-aanvraag in behandeling wordt genomen, beoordeelt UWV in week 92-104 het re-integratieverslag en deelt sancties uit als er te weinig is gedaan aan terugkeer naar het werk. UWV zal daarbij vooral kijken naar de resultaten van de re-integratie-inspanningen, de gemaakte afspraken en het nakomen daarvan.

Aandachtspunten voor werkgever en werknemer

• Heeft de werkgever genoeg gedaan, dan zal UWV uw werknemer keuren. Zo niet, dan verlengt UWV de periode dat de werkgever het loon van de werknemer moet doorbetalen. UWV kan de start van de WIA-uitkering maximaal een jaar uitstellen. In die extra tijd moet de werkgever het loon doorbetalen en alsnog aan uw re-integratieverplichtingen voldoen.
• Wanneer de werknemer zelf te weinig heeft gedaan, kan de WIA-uitkering met een bepaald percentage worden verlaagd, afhankelijk van de ernst van de tekortkoming.

Eerst gaat de werknemer langs de verzekeringsarts van UWV. Die bekijkt de medische situatie (de gezondheidsklachten) en de belastbaarheid (de mogelijkheden tot werken).

Als de verzekeringsarts heeft vastgesteld dat er beperkingen zijn, maar dat de werknemer nog wel zou kunnen werken, wordt de werknemer uitgenodigd voor een gesprek met de arbeidsdeskundige. Deze bekijkt welke functies de werknemer theoretisch nog zou kunnen vervullen. Op basis hiervan wordt bepaald in hoeverre de werknemer arbeidsongeschikt verklaard wordt. De werknemer ontvangt de beslissing per brief thuis.

Als UWV de werknemer arbeidsongeschikt verklaart, krijgt deze recht op een WIA-uitkering. Na week 104 volgt dan het einde van de wettelijke ontslagbescherming.

Als UWV de werknemer deels of niet arbeidsongeschikt verklaart, gaat de werknemer terug naar de eigen werkgever.