Levensfasen

Biedt veel afwisseling in het werk, zodat hij kan ervaren wat hij goed en wat hij minder goed kan. Belangrijk is ook dat hij werk kan doen dat net iets boven zijn kunnen ligt; af en toe op uw tenen lopen is uitdagend en leerzaam. Belast een twintiger niet teveel met lange termijn zaken, hij wil snel resultaat zien.

Neem de dertiger niet te veel uit handen. Voor hem is het belangrijk dat hij zoveel mogelijk zelf kan plannen en organiseren. Dat hij zich professioneel kan verdiepen door speciale opdrachten, nieuwe werkzaamheden, bijdragen in projecten of door opleiding en training. Voorkom een te eenzijdige rationele ontwikkeling, maar daag de dertiger uit om de zaak ook eens door de ogen van een ander te bezien.

Schrik niet terug voor twijfel bij de veertiger. Beschouwende gesprekken af en toe kunnen nieuwe zingeving helpen ontdekken. Soms kunnen veranderingen in de taakinhoud wenselijk zijn.

Organiseer het werk voor de vijftiger en zestiger zo, dat hij zijn bijdrage kan leveren. De vijftiger/zestiger moet niet beoordeeld worden met de prestatienormen die voor de dertiger gelden. Wel belangrijk is het om gebruik te maken van zijn specifieke inzichten, ervaring en vaardigheden.

Stimuleer werken in teamverband. Laat in de teams oudere werknemers met jongeren samenwerken. Op die manier

• wordt recht gedaan aan de specifieke kennis en vaardigheden van elk individueel teamlid.
• wordt rekening gehouden met bijvoorbeeld de fysieke belastbaarheid.
• stagneert de productie het minste bij onverhoopte uitval van een teamlid.
• werken ervaren en onervaren medewerkers met elkaar samen.

• Laat verschillende taken afwisselend door verschillende medewerkers verrichten (taakroulatie).
• Breid taken uit met gelijksoortige werkzaamheden (taakverbreding). De werkzaamheden zelf veranderen eigenlijk niet, het is veel meer het eindresultaat of het product waaraan gewerkt wordt dat verandert.
• Breid taken uit met andere (nieuwe) werkzaamheden die sterk aan de huidige taak zijn gerelateerd. Over het algemeen geldt dat de betreffende medewerker de taak in nieuwe vorm pas kan uitvoeren als deze opnieuw wordt ingewerkt en/of zichzelf heeft voorbereid door het volgen van een training, opleiding etc. Een voorbeeld is een senior drukker die ook op de afdeling Verkoop Binnendienst wordt ingezet.
• Scholing is één van de middelen om vastroesten te voorkomen. Ook voor scholing krijgt u ouderen enthousiast, als u er maar zorgvuldig mee omgaat. Botweg uit het hoofd leren gaat vaak niet meer zo makkelijk.
  • Geef vanaf het begin een duidelijk programma en wijzig hier niet in.
  • Zorg voor een informele leeromgeving waarin een ieder zich op zijn gemak voelt.
  • Bouw het programma op van makkelijk naar moeilijk.
  • Houd rekening met faalangst en maak de kans op succes bij oefeningen in het begin groot.
  • Maak gebruik van de begrippen die de deelnemers kennen, sluit aan op voor hen herkenbare situaties.
  • Koppel de theorie continu aan de praktijk en de ervaringen van mensen.
  • Beperk het geven van informatie tot korte perioden (20 – 30 minuten) en ga dan weer oefenen.
  • Vermijd concurrentie tussen cursisten.
  • Bevorder samenwerking tussen cursisten door groepsopdrachten.
  • Stel iemand aan in de organisatie die de deelnemers tijdens het leerproces vertrouwelijk tot steun kan zijn.
  • Plan de scholing ruim van tevoren.

Bespreek regelmatig de arbeidsduur en het arbeidspatroon met uw medewerkers. Ga na of aanpassingen gewenst en mogelijk zijn. Maak het onderdeel van uw functioneringsgesprekken.

Wees zelf goed op de hoogte te zijn van de wettelijke verlofmogelijkheden en cao-afspraken. Informeer uw medewerkers hierover.

Download de checklist (Bron: Raad voor Werk en Inkomen). Uitgebreid en heel inzichtelijk!  Neem na het invullen contact op met uw Stigas-adviseur.

Met de Plan - Do - Check - Actmethode pakt u het gestructureerd aan.

Stap 1 Plan maken

Inventariseer uw personeelsbestand

Breng in kaart hoe groen of grijs uw organisatie is. Ga daarom na hoe het aantal medewerkers en het aantal fte’s verdeeld is over een vijftal leeftijdscategorieën:

• Jonger dan 25 jaar
• 25 – 34 jaar
• 35 – 44 jaar
• 45 – 54 jaar
• 55 – 64 jaar

Mogelijk is deze verdeling op het oog al scheef. U kunt de indeling daarom afzetten tegen statistieken voor uw branche, zie de website van het CBS: www.cbs.nl.  Het vergelijken van het personeelsbestand met andere organisaties geeft een indicatie van mogelijke knelpunten binnen uw eigen organisatie.

Inventariseer de verschillen tussen afdelingen en functies

Ga vervolgens na of er binnen uw organisatie leeftijdsverschillen zijn tussen afdelingen, functiegroepen, soorten werk of processen. Bijvoorbeeld:

• Welke functies worden vooral door jongeren bezet?
• Welke afdelingen zijn meer vergrijsd dan andere?
• Hoeveel oudere medewerkers voeren fysiek zwaar werk uit?

Zo kunt u straks heel doelgroepgericht verbetermaatregelen inzetten om een achterstand weg te werken. 

Beschrijf uw toekomstig personeelsbestand

Stel dat er niets verandert aan de huidige koers, hoe ziet de personeelsverdeling er dan over vijf jaar uit voor de organisatie als geheel? En voor afdelingen en functiegroepen? Probeer een voorspelling te maken van de toekomstige vergrijzing bij ongewijzigd beleid. Hieruit kan de noodzaak blijken om iets te veranderen aan de huidige koers. Dat inzicht is één van de pijlers van leeftijdsbewust beleid.

Afwijkingen van het huidige personeelsbestand in de toekomst hoeven niet problematisch te zijn. Belangrijker dan leeftijd is de inzetbaarheid van medewerkers. Onder inzetbaarheid verstaat TNO: de mate waarin iemand zijn of haar huidige of potentieel toekomstige werk goed kan en wil vervullen. Tip: Gebruik bestaande informatie

Voorlichting, communicatie en draagvlak is een voorwaarden voor succes

Voordat u begint met uw leeftijdsbewust personeelsbeleid, gaat u informeren, communiceren en draagvlak creëren. Bijvoorbeeld door discussies over het onderwerp te starten in werkoverleg. Of door voorlichting te geven over vergrijzing in de organisatie. Zorg dat in ieder geval het lijnmanagement overtuigd is van het nut en de noodzaak van leeftijdsbewust beleid. Hierbij telt: draagvlak is niet alleen een mondelinge toezegging, maar ook toekenning van bijbehorende middelen (tijd en geld). Laat alle partijen weten waar u mee bezig bent, wat de resultaten zijn en wat u van hen verwacht. En geef ze de mogelijkheid te laten weten wat ze ervan vinden. Door middel van werkconferenties bijvoorbeeld.

Stap 2 Willen: De bereidheid om met leeftijdsbewust beleid aan de slag te gaan

Waar een wil is, is een weg. Als de gevoelde noodzaak er is bij u en bij het management, gaat u aan de slag met de voorbereiding en ontwikkeling van beleid.

Stap 3 Do: Een actieplan opstellen

Wanneer u alle informatie op een rijtje heeft, formuleert u de visie en doelstellingen van leeftijdsbewust beleid. Een voorbeeld van een visie is: ‘deze organisatie prikkelt haar medewerkers om gezond naar hun pensioen te gaan’. De bijbehorende doelstellingen kunnen een ambitie uitspreken: ‘medewerkers werken dit jaar aan de uitvoering van hun persoonlijk ontwikkelplan’. Vervolgens specificeert u uw doelstellingen volgens de zogenoemde SMART-methodiek: Is de actie Specifiek geformuleerd? Meetbaar? Acceptabel voor alle partijen? Realistisch? Gebonden aan een specifiek Tijdsplan? In lijn met het hiervoor genoemde voorbeeld: ‘per eind 20.. hebben ten minste 80% van alle 50-plussers alle afspraken uit hun persoonlijk ontwikkelplan gerealiseerd’.

Verricht eventueel nader onderzoek

Soms blijkt uit de PLAN-fase dat u een nadere inventarisatie van de behoeften van de medewerkers moet uitvoeren. Bijvoorbeeld:

• Onder welke voorwaarden zouden zij langer aan het werk willen blijven?
• Welke factoren in werk- en leefstijl beïnvloeden de inzetbaarheid?
• Wat verwacht de doelgroep zelf van leeftijdsbewust personeelsbeleid of ouderenbeleid?

Voer een cultuurverandering door

Cultuurverandering is een onderdeel van het invoeren van leeftijdsbewust beleid. In deze fase probeert u kennis, vaardigheden of attitudes te veranderen. Hoe doet u dat?

• Bijvoorbeeld met een training leiding geven aan oudere medewerkers. 
• Met een cursus levensfasen voor het management;
• Of tijdens discussiebijeenkomsten met medewerkers over beeldvorming binnen de organisatie

Maak beter gebruik van bestaand beleid

Informeer en gebruik het bestaand beleid en de bestaande regelingen beter. Uit onderzoek blijkt dat werknemers vaak niet volledig op de hoogte zijn van reeds bestaande maatregelen uit het personeelsbeleid. Zoals de mogelijkheid om in deeltijd te werken. Toch zie je dat degenen die van deze regeling wel gebruik maken, er tevreden over zijn.

Stap 4 Check

Meet de SMART-doelstellingen meten

In de PLAN-fase heeft u SMART-doelstellingen geformuleerd. In de DO-fase voert u de acties bij deze doelstellingen uit. In deze CHECK-fase kunt u gaan kijken in hoeverre u met de acties de gestelde doelen hebt bereikt. En als dat niet het geval is, waar ligt dat dan aan? Dit levert bijstellingen op in de plannen en leerpunten voor andere acties in het leeftijdsbewust beleid.

Informeer en communiceer

Ook in deze fase is het van belang om alle betrokken partijen te informeren over de uitkomsten van de acties. En ze te laten weten hoe de organisatie hier verder mee omgaat. Het is belangrijk regelmatig over leeftijdsbewust personeelsbeleid te informeren, te communiceren én vooral ook te discussiëren. Zo blijft het onderwerp op de agenda staan.

Verbeter het leeftijdsbewust beleid

Beleid dat ontstaan is uit uw actieplan dient regelmatig geëvalueerd te worden (levert het leeftijdsbewust beleid nog steeds op wat we ervan verwachten?) en desnoods aangepast. De PDCA-cirkel waarborgt deze kwaliteits-check. U kunt uw beleid evalueren door bijvoorbeeld bepaalde onderwerpen op te nemen in periodieke metingen, zoals medewerkerstevredenheidsonderzoek, of beleidsonderzoek.

Tip 1: Stimuleer taak- en functieroulatie

Voorkom dat mensen langdurig eenzijdig werk doen en daardoor vastroesten. Iemand die langdurig hetzelfde werk doet, zal meer moeite hebben met veranderingen dan iemand die regelmatig van werkzaamheden wisselt. Dat kan in diverse vormen, bijvoorbeeld door taak of functieroulatie. Zorg ervoor dat mensen het vanzelfsprekend gaan vinden om eens te veranderen van werk, dat ze dit niet bedreigend vinden maar waardevol voor hun eigen positie en dat ze de noodzaak van scholing in dit verband duidelijk zien.

Tip 2: Leg de verantwoordelijkheid ook bij de werknemer

Het bedrijf en de werknemers zijn samen verantwoordelijk voor de inzetbaarheid van werknemers. Van werknemers mag verwacht worden dat zij zelf actief werken aan hun loopbaan en dat zij zelf initiatieven nemen om cursussen te volgen. Stimuleer uw medewerkers hierin. Maak duidelijk dat goede initiatieven beloond worden.

Leeftijd is geen excuus voor minder functioneren. Is dat wel het geval maak dit dan zo snel mogelijk bespreekbaar. Zoek samen met de medewerker naar oorzaken en oplossingen.

Tip 3: Betrek medewerkers

Betrek uw (oudere) werknemers in een vroeg stadium wanneer u van plan bent om maatregelen te nemen om hen goed inzetbaar te houden. Hun inbreng is van groot belang. Zij zijn de experts en moeten uiteindelijk het werk doen. Ook verkleint u zo de kans op eventuele weerstanden en verzet tegen veranderingen.

Tip 4: Besteed extra aandacht aan ouderen

Oudere werknemers kunnen door hun ervaring een belangrijke bijdrage leveren. Wel is het belangrijk dat u voldoende in medewerkers investeert. In de praktijk zal dit vaak neerkomen op maatwerk. De oudere werknemer bestaat immers niet. Wat kunt u doen? Soms is het een kleine moeite om een functie aan te passen aan de specifieke mogelijkheden van een individuele oudere werknemer. Zo kunnen de meest belastende

elementen misschien door een collega worden overgenomen. Ook kan besproken worden of de werknemer andere diensten kan draaien. Als een uitvoerende functie voor iemand te zwaar wordt, is het misschien mogelijk dat hij - mits hij daarvoor de capaciteiten heeft - een mentorfunctie krijgt. Een andere mogelijkheid is

vrijwillige demotie: overplaatsing naar een lagere functie met soms een lagere beloning.

Tip 5: Scholing voor iedereen

In de praktijk blijkt dat ouderen minder cursussen volgen dan jongeren. Gevolg is dat oudere werknemers vaak een achterstand oplopen ten opzichte van hun jongere collega’s. Wanneer u een opleidingsplan maakt voor uw bedrijf, besteed hier dan extra aandacht aan. Streef ernaar dat oudere werknemers net zo vaak meedoen aan cursussen als jongere werknemers. Analyseer welke factoren in uw bedrijf belemmeren dat ouderen mobiel blijven. Biedt de organisatie bijvoorbeeld voldoende doorstroommogelijkheden aan deze groep werknemers?

Tip 6: Preventieve aandacht voor belasting-belastbaarheid

Stress vormt voor oudere werknemers een belangrijke oorzaak van gezondheidsproblemen. Ook krijgen sommige oudere werknemers fysieke klachten. Ga na of deze klachten te maken hebben met de werkbelasting van uw werknemers. Schakel hierbij uw arbodienst in. Zorg ook voor periodiek medisch onderzoek (PMO/PAGO) of een individuele health check-up. Wees alert op frequent of langdurig verzuim.

Tip 7: Leren van elkaar

Leidinggeven aan oudere medewerkers is niet altijd eenvoudig. Leiding krijgen van een jonge leidinggever met minder ervaring maar met een recente en dikwijls betere opleiding is ook niet gemakkelijk. Organisaties veranderen snel en stellen hoge eisen aan de aanpassingsbereidheid van medewerkers. Oudere medewerkers hebben om verschillende reden dikwijls een andere perceptie van veranderingen dan jongere collega’s en managers. Het vergt goed leiderschap om belangen bij elkaar te brengen. Veel leidinggevers worstelen met hetzelfde probleem. Velen vinden daar ook creatieve oplossingen voor. Uitwisselen van ervaringen kan u helpen in uw specifieke situatie. Dit kan door een collega leidinggever te raadplegen, maar ook in groepsverband.

(Bron: leeftijdophetwerk.nl)