Privacyreglement Stigas

Stigas, een stichting, statutair gevestigd te Zoetermeer, kantoor houdende te Woerden, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder dossiernummer 41154437.

Activiteiten Stigas

Stigas richt zich op het bevorderen van duurzame inzetbaarheid van werkgevers, werknemers en zelfstandigen in de agrarische en groene sector. Stigas adviseert als zodanig over preventieve maatregelen, mede op basis uit de risico-inventarisatie en /of van de bevindingen van de bedrijfsarts, over een snelle en duurzame terugkeer van werknemers in het arbeidsproces. Stigas vervult hierbij de rol van gecertificeerde arbodienst en werkt tevens samen met andere arbodiensten, de curatieve sector en interventiebedrijven.

Stigas vervult een regierol tussen de betrokken partijen op het gebied van preventie en verzuimmanagement: de bedrijfsarts, re-integratieadviseur, preventieadviseur, de werkgever, de werknemer, dienstverleners van interventies op het gebied van re-integratie en de verzuimverzekeraar van de werkgever. Stigas biedt ook zelf arbodiensten aan, deels in samenwerking met derden.

Verantwoordelijke

Stigas is verantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming voorheen Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) voor de verwerking van de persoonsgegevens van werknemers (van werkgevers) die gebruik maken van de diensten van Stigas.

Doel gegevensverwerking

Stigas registreert, verwerkt en beoordeelt transparante persoonsgegevens van werknemers en hun arbeid met als doel preventie, herstel en duurzame re-integratie in arbeid. Het gaat dan om:

1. De uitvoering van preventieve diensten, zoals risico-inventarisatie preventiespreekuur, preventief medisch onderzoek (hierna PMO), vitaliteitsscan en werkplekonderzoek.
2. De uitvoering van re-integratiebegeleiding in het kader van de wettelijke verplichtingen van de werkgever en van de werknemer mee te werken aan de re-integratie van werknemer in het arbeidsproces.
3. De uitvoering van het case-management op grond van de regeling procesgang eerste en tweede ziektejaar en in het kader van eigen risicodragerschap WIA.
4. Het onderhouden van contact met alle betrokken partijen over de voortgang van de individuele re-integratie; de werknemer, de werkgever, de bedrijfsarts/arbodienst, de interventiebedrijven en de verzuimverzekeraar.
5. Verantwoorde beperking van de verzuim-/arbeidsongeschiktheidsduur vanwege de doorbetaling door de werkgever (of verzekeraar namens deze) van het loon of de uitkering van de arbeidsongeschikte werknemer.
6. De melding door en namens werkgevers van administratieve gegevens aan de verzuimverzekeraar voor claimbehandeling en financiering.
7. De melding door de werkgever van gegevens betreffende de arbeidsongeschiktheid en de re-integratie van werknemer aan het UWV.
8. De melding door de bedrijfsarts van vermoedelijke beroepsziekten aan het Nederlandse Centrum voor Beroepsziekten (NCvB).
9. Het doen van onderzoek en opstellen van geanonimiseerde rapportages op bedrijfs- of sectorniveau, met het oog op versterking van preventie.

Uitvoering verwerking persoonsgegevens

Stigas verwerkt alleen die persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het hierbij vastgestelde doel van de verwerking. De gegevens worden door Stigas en door haar ingeschakelde derden in overeenstemming met de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) voorheen Wet Bescherming Persoonsgegevens op een behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt en bewaard.

Vertrouwelijkheid

Stigas behandelt de persoonsgegevens van werknemer (van werkgever) vertrouwelijk en bedingt van haar werknemers en derden die direct bij de behandeling zijn betrokken geheimhouding, tenzij op grond van een wettelijk voorschrift of uit de taak van de betreffende persoon een plicht tot mededeling voortvloeit.

Informatie-uitwisseling met degenen die direct bij de verzuimbegeleiding en re-integratie zijn betrokken

De arts, re-integratieadviseur en verzuimdesk medewerker werken samen in afzonderlijke  behandelteams. Dat doen zij onder verantwoordelijkheid van de betreffende  bedrijfsarts en de medisch adviseur tevens bedrijfsarts van Stigas. Uitgangspunt voor de gegevensuitwisseling is de KNMG- richtlijn ‘Code gegevensverkeer en samenwerking bij arbeidsverzuim en re-integratie’.  (december 2016)

De leden van een afzonderlijk behandelteam wisselen onderling die persoonlijke  informatie uit die noodzakelijk is voor het uitvoeren van de begeleiding en re-integratie van de arbeidsongeschikte werknemer. De samenstelling van de behandelteams staat in onderstaand schema. Bij langdurige afwezigheid vervangen de collega’s elkaar.

Voor het inzetten van een interventie, in het kader van de verzuimbegeleiding, is uitdrukkelijk toestemming nodig van de betrokken werknemer. De werknemer is op de hoogte van het doel van de gegevensuitwisseling en om welke gegevens het gaat. Hiervoor is een door de werknemer getekende machtiging noodzakelijk.

Verzuiminformatiesysteem

De gegevensverwerking vindt deels plaats in een door Stigas beheerd verzuimmanagement systeem en deels in het systeem van door Stigas gecontracteerde partijen.

Beveiliging

Stigas heeft passende organisatorische en technische maatregelen getroffen tegen verlies van gegevens en tegen iedere vorm van onrechtmatige verwerking.

Elektronische (medische) gegevens verkregen uit begeleiding ziekteverzuim en preventiespreekuur worden verwerkt in het persoonlijk dossier in d’Arbois. D’Arbois is een gesloten systeem waarvoor je geautoriseerd moet zijn om het te kunnen benaderen. Medewerkers zijn slechts geautoriseerd tot die onderdelen van de gegevens, waarover zij voor hun taakuitoefening moeten beschikken. Medewerkers hebben een geheimhoudingsverklaring getekend.

Elektronische (medische) gegevens, zoals verkregen uit de vragenlijst van het PMO en de Vitaliteitsscan werknemer,  worden verzameld in een gesloten systeem ‘Vitaliteitsportaal’, waarvoor enkel de Stigas gezondheidsonderzoeker is geautoriseerd vanwege het opstellen van geanonimiseerde groepsrapportages. Wat betreft het PMO bespreekt de arts die het PMO uitvoert de vragenlijst met de betrokken werknemer.

Papieren dossiers met (medische) gegevens, verkregen uit begeleiding ziekteverzuim, preventiespreekuur en PMO zijn er in principe niet. Mocht dit toch voorkomen dan worden die bewaard in een afgesloten kast. Tot die kast heeft alleen de medisch adviseur/coördinerende bedrijfsarts van Stigas toegang.

Toegang tot verzuimmanagement systeem

Uitsluitend geautoriseerde Stigas medewerkers hebben toegang tot het verzuimmanagementsysteem. Toegang kan worden aangevraagd bij de GEA (er zijn twee gerechtigde aanvragers) die op basis van de rol van de medewerker en diens functie een aanvraag kunnen indienen bij de functioneel beheerder. De medewerker krijgt slechts toegang tot die delen van de gegevens die nodig zijn voor een goede taakuitoefening.

Aanlevering persoonsgegevens

De aanlevering van persoonsgegevens omtrent de arbeidsongeschikte werknemer aan Stigas geschiedt door de werkgever, de bedrijfsarts/arbodienst ingevolge artikel 7:658a BW en de betrokken werknemer. De werknemer verstrekt aan Stigas de gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de re-integratie-en casemanagement / verzuimbegeleiders taak in het kader van de Wet verbetering Poortwachter.

De werkgever is eerstverantwoordelijke voor begeleiding na ziekmelding en verstrekt Stigas de gegevens die noodzakelijk zijn voor de duurzame re-integratie van werknemer. De bedrijfsarts/arbodienst verstrekt Stigas de voor het re-integratie traject noodzakelijke gegevens. De werkgever en de arbodienst berichten de werknemer welke gegevens zij aan Stigas zullen verstrekken.

Welke gegevens mogen worden vermeld aan de werkgever

Noodzakelijk voor de begeleiding van de zieke werknemer kunnen de volgende gegevens worden uitgewisseld tussen werkgever, bedrijfsarts en arbodienst:

• functionele beperkingen, functionele mogelijkheden, de werkzaamheden waartoe de werknemer in staat is, verwacht einddoel van de re-integratie, verwachte duur van het verzuim.
• eventuele aanpassingen in het werk die werknemer en werkgever moeten treffen in het kader van de re-integratie.

Welke gegevens vallen onder het medisch beroepsgeheim

Hieronder vallen:

• diagnoses, diagnose codes, CAS-codes, naam van de ziekte of aandoening, specifieke klachten
• therapieën, afspraken met behandelaars
• overige gegevens zoals problemen privé, gegevens uit het verleden en gegevens uit het gezin.

Welke gegevens mogen worden vermeld aan de verzuimverzekeraar

Hieronder vallen:

• prognose (deel)herstel
• datum vervolgafspraak
• no show
• als begeleiding niet mogelijk is omdat werknemer bv in het buitenland verblijft.

Bedrijfsartsen hebben voorafgaande schriftelijke toestemming van de betrokken werknemer nodig voor informatieverstrekking door behandelend artsen. Hiervoor is een door de werknemer getekende machtiging nodig. Stigas bedrijfsartsen verstrekken  het UWV uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor de taakuitoefening van het UWV.

Recht op inzage en afschrift

De betrokken werknemer heeft het recht Stigas te vragen welke persoonsgegevens over hem worden verwerkt. Betrokkene kan een verzoek tot inzage indienen bij het Stigas Planbureau. Het planbureau maakt vervolgens een afspraak voor betrokkene met zijn bedrijfsarts. De bedrijfsarts wordt geïnformeerd over de afspraak en het doel ervan. Op verzoek kan de bedrijfsarts zorgen voor een gedrukte versie van dat deel van het dossier dat gewenst is.

Indien een derde, waaronder ook te verstaan de werkgever van werknemer, naar verwachting bezwaar heeft tegen inzage door de werknemer van de door de bedrijfsarts  verwerkte gegevens, stelt Stigas die derde in de gelegenheid zijn zienswijze naar voren te brengen. De bedrijfsarts zal in dat geval de betreffende gegevens niet afgeven of inzage daarvan verlenen zonder toestemming van die derde. Aantekeningen van gesprekken met werkgever en correspondentie met werkgever worden niet zonder toestemming van werkgever aan werknemer verstrekt. De werkgever heeft geen recht op inzage van de door de bedrijfsarts  verwerkte gegevens met betrekking tot  de werknemer, tenzij de werknemer schriftelijk toestemming heeft gegeven voor inzage.

Recht op correctie

Indien een betrokken werknemer meent dat zijn persoonsgegevens feitelijk onjuist zijn weergegeven of voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend (dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift verwerkt), kan werknemer Stigas verzoeken zijn gegevens te corrigeren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.

Recht van verzet

De betrokken werknemer heeft op grond van artikel 40 Wet Bescherming Persoonsgegevens het recht zich te verzetten tegen de gegevensverwerking door Stigas in verband met zijn bijzondere persoonlijke omstandigheden. Stigas zal binnen 4 weken na ontvangst van een gemotiveerd verzetschrift van de betrokkene beoordelen of het verzet gerechtvaardigd is. In geval het verzet gerechtvaardigd is zal de verwerking van gegevens terstond worden beëindigd.

Afhandeling verzoek en vaststelling identiteit werknemer

Een verzoek tot inzage, wijziging of afscherming dient schriftelijk plaats te vinden en te worden gericht aan de kwaliteitscoördinator van Stigas.

Stigas draagt zorg voor vaststelling van de identiteit van de verzoeker aan de hand van een duidelijke kopie van diens geldige paspoort, identiteitsbewijs of rijbewijs.

Stigas zal binnen vier weken na ontvangst van het verzoek:

• werknemer een overzicht van geregistreerde persoonsgegevens verstrekken alsmede een overzicht van de ontvangers van deze gegevens, dan wel
• werknemer schriftelijk informeren of en in hoeverre Stigas aan diens verzoek tot inzage wijziging of afscherming kan voldoen; een weigering is met redenen omkleed.
• Stigas zorgt er voor dat de beslissing tot correctie, aanvulling, verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.

meldingenregister

Stigas heeft haar registratie van persoonsgegevens aangemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens.

Inwinnen van medische informatie bij behandelende sector

In die gevallen waarin Stigas zelf een arbodienst gecontracteerd heeft geldt dat alleen een door Stigas gecontracteerde bedrijfsarts informatie kan inwinnen bij de behandelende arts van werknemer. Voorwaarden hiervoor zijn dat de informatie-inwinning relevant is voor het bevorderen van het re-integratietraject en er een schriftelijke toestemming is van de werknemer.

Medisch beroepsgeheim

Het medisch beroepsgeheim van de bedrijfsarts en het blokkeringsrecht van de betrokken werknemer geldt op grond van artikel 14 lid 6 Arbowet niet in het geval de bedrijfsarts/arbodienst werkzaamheden verricht in het kader van de ziekteverzuim controle en verzuimbegeleiding.

De bedrijfsarts/arbodienst is op grond van artikel 7: 658a lid 5 BW verplicht aan Stigas de gegevens te verstrekken noodzakelijk voor de vaststelling door de werkgever van het recht op doorbetaling van loon en de re-integratie en verzuimbegeleiding van de betrokken werknemer.

Verstrekken persoonsgegevens aan derden

Stigas is gerechtigd, persoonsgegevens van de werknemer die niet vallen onder het medisch beroepsgeheim, aan derden, waaronder mede begrepen de werkgever en interventiebedrijven, te verstrekken indien deze bij de overeengekomen activiteiten zijn betrokken en zal slechts die gegevens verstrekken die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de specifieke re-integratie activiteit of de vaststelling van het recht op doorbetaling van loon. Stigas zal de werknemer vooraf informeren indien en welke informatie aan derden wordt verstrekt.

Preventiespreekuur/arbeidsomstandighedenspreekuur

Iedereen die werkzaam is op een bedrijf, dat aangesloten is bij Stigas (bijvoorbeeld via Colland), kan gebruik maken van het preventiespreekuur van Stigas.  Afhankelijk van de vraag wordt een afspraak ingepland bij de bedrijfsarts of preventieadviseur. De afspraak van de werknemer met Stigas wordt niet doorgegeven aan de werkgever. De werkgever krijgt ook geen factuur. Gegevens worden in d’Arbois opgeslagen. Indien naar aanleiding van het preventiespreekuur de bedrijfsarts of preventieadviseur advies wenst te geven aan de werkgever dan is daarvoor uitdrukkelijk toestemming nodig van de werknemer. Voor deze toestemming is een schriftelijke machtiging nodig.

Verstrekken medische informatie aan de werkgever

Stigas en eventueel de bedrijfsarts of arbodienst waarmee Stigas samenwerkt, verstrekken de werkgever gegevens over de functionele beperkingen en mogelijkheden van werknemer. Medische informatie wordt uitsluitend door de bedrijfsarts/arbodienst verstrekt voor zover noodzakelijk of onvermijdelijk en met uitdrukkelijke toestemming van betrokken werknemer.

Een door Stigas gecontracteerde bedrijfsarts/arbodienst verstrekt uitsluitend aanvullende medische informatie over de aard en oorzaak van de ziekte van werknemer met toestemming van de werknemer aan de werkgever of bij het bestaan van een wettelijke plicht.

Melding beroepsziekten

De bedrijfsarts meldt een (vermoede) beroepsziekte van een werknemer aan het Nederlands Centrum voor Beroepsziekten. De melding is geanonimiseerd betreffende werknemer en bedrijf.

Verstrekken gegevens aan verzuimverzekeraar

Stigas meldt namens de werkgever gegevens aan de ziekteverzuimverzekeraar over de mate van deelherstel van de werknemer, voor zover nodig voor claimbeoordeling.

Verstrekken verzuimgegevens aan UWV

Een door Stigas gecontracteerde bedrijfsarts/arbodienst en is op grond van artikel 54 lid 3 onder c en artikel 54 lid 9 wet SUWI verplicht op verzoek van het UWV alle (medische) gegevens van werknemer aan het UWV te verstrekken die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de krachtens de SUWI aan het UWV opgedragen taken.

Bewaartermijn persoonsgegevens

Stigas en eventueel gecontracteerde bedrijfsarts of arbodienst nemen de wettelijke bewaartermijn ten aanzien van persoons- en medische gegevens in acht.

Geanonimiseerde gegevensverstrekking

Stigas is gerechtigd vanuit de registratie van persoonsgegevens van zieke werknemers geanonimiseerde gegevens te ontwikkelen ten behoeve van managementinformatie, verslaglegging aan interventiebedrijven en arbodiensten, acquisitie, publicatie en wetenschappelijke doeleinden en voor het afleggen van verantwoording en verslaglegging aan werkgevers en verzuimverzekeraars.

Datalekken

Sinds 1 januari 2016 geldt de meldplicht datalekken. Deze meldplicht houdt in dat zowel bedrijven als overheden direct een melding moeten doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, zodra zij een ernstig datalek hebben. En soms moeten zij het datalek ook melden aan de betrokkenen (de mensen van wie de persoonsgegevens zijn gelekt). Stigas neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met één van onze Functionarissen Gegevensbescherming, Dolf Amahorsija of Esther de Graaff. Zij zijn respectievelijk te bereiken via telefoonnummers 06 – 300 80 641 en 06 – 227 56 009 of per mail aan Dolf.Amahorsija@Stigas.nlen Esther.de.graaff@stigas.nl

Klachten over privacy

Mocht een belanghebbende van mening zijn dat de bepalingen van dit reglement niet of niet voldoende worden nageleefd of de privacy van werknemer niet naar behoren wordt beschermd, dan kan werknemer schriftelijk een klacht indienen bij de kwaliteitscoördinator van Stigas. Afhandeling van de klacht geschiedt conform de door Stigas gehanteerde klachtenregeling.