Ziekmeldingsgesprek

De telefonische ziekmelding is voor de werkgever vaak een eerste contact met een zieke medewerker. Een ziekmelding komt heel vaak onverwacht en bijna altijd ongelegen. Voor de werkgever is het van groot belang om adequaat te handelen tijdens het telefoongesprek. Het verloop van de verdere re-integratie hangt ervan af. Wees daarom goed voorbereid.

Voorbeeld van een goede procedure-afspraak

Uw medewerker meldt zich vóór werktijd persoonlijk bij u ziek. Ook als de medewerker tijdens werktijd ziek wordt, geeft hij dit persoonlijk aan u door. Wanneer u afwezig bent, dan meldt de medewerker zich ziek bij de afgesproken plaatsvervanger. Daarna neemt u alsnog zo snel mogelijk contact op met de medewerker.

Ziekmeldingsgesprek

U voert een ziekmeldingsgesprek waarin u de onderstaande informatie verzamelt (zie tevens gespreksverslag ziekmelding). Deze gegevens legt u vast in het persoonlijk dossier, en de verzuimregistratie van uw bedrijf of de verzuimkaart van de betreffende medewerker met daarbij de acties die u met elkaar hebt afgesproken en de datum van het vervolgcontact.

Informeren

Het is belangrijk om u goed te laten informeren door de medewerker, zodat u de juiste maatregelen kunt nemen. Het is daarom goed om te weten:

  • wat de reden is van de afwezigheid;
  • hoe lang de medewerker vermoedelijk afwezig zal zijn;
  • welke werkzaamheden kunnen worden overgenomen;
  • welke afspraken moeten worden afgezegd;
  • waar de medewerker de komende tijd bereikbaar is en wanneer weer contact wordt opgenomen;
  • met welke mogelijke aanpassingen de medewerker het werk kan hervatten, eventueel ander (passend) werk;
  • of de medewerker afspraken heeft met de huisarts of een specialist;
  • of er een relatie is tussen het verzuim en het werk.

De telefonische ziekmelding heeft als doel:

  • de leidinggevende te informeren over de achtergronden van het verzuim, verwachte duur van de afwezigheid, afspraken die overgenomen dienen te worden;
  • de medewerker op de hoogte te stellen van de verdere procedure;
  • de medewerker laten ervaren dat de leidinggevende zich betrokken voelt bij zijn situatie.

Het voeren van een telefonisch gesprek is vaak lastig omdat u geen gebruik kunt maken van de lichaamstaal. Toch zult u ook hier bepaalde informatie moeten verkrijgen. Bedenk vooraf wat u per se op dat moment moet weten en plan een persoonlijk gesprek voor moeilijke onderwerpen. Een vermoeden van een onterechte ziekmelding bijvoorbeeld kunt u beter in een persoonlijk gesprek met de werknemer aan de kaak stellen. Dan krijgt u de informatie die u wenst en kunt u samen met uw werknemer afspraken maken om verdenking van een onterechte ziekmelding in de toekomst te voorkomen.

Een positieve en oplossingsgerichte opstelling

Stel uzelf in gesprekken met medewerkers positief en oplossingsgericht op en niet beoordelend. Realiseert u zich dat veel medewerkers niet gemakkelijk naar hun leidinggevende stappen om te zeggen dat het werk of de omstandigheden hun 'over de schoenen loopt'. Ze vrezen vaak dat hun leidinggevende dan concludeert dat zij hun functie niet aankunnen. Dus missen ze de kans om er tijdig iets aan te doen en gaan te lang door.

Vragen staat in principe vrij. Er zijn alleen regels (vanuit de privacywetgeving) voor de beantwoording van vragen. De werknemer is niet verplicht te antwoorden op vragen naar de (vermoedelijke) klachten, of deze naar een huisarts gaat, en of de arbeidsongeschiktheid verband houdt met het werk. Wel dient hij helder te maken welke werkzaamheden hij niet en welke hij nog wel meer kan verrichten.

De werknemer is overigens wel verplicht de bedrijfsarts en de re-integratieadviseur volledig op de hoogte te brengen en te houden over de aard en achtergronden van het verzuim.