Vandaag: de administratieve sanctie

Wordt je medewerker ziek? Dan ben je als werkgever vanaf dag één meteen verantwoordelijk voor de verzuimbegeleiding. Of het nu gaat om een vaste of een tijdelijke kracht. Dit duurt twee jaar. Behalve als een tijdelijk contract eerder afloopt . Tijdens deze periode betaal je het loon door, is ontslag niet mogelijk en wordt van jou als werkgever verwacht dat je er alles aan doet om de werknemer weer aan het werk te helpen.
Na deze periode beoordeelt het UWV of je er als werkgever alles aan gedaan hebt om de medewerker weer aan het werk te krijgen. Is de conclusie dat dit niet zo is? Dan kun je als werkgever een loonsanctie krijgen. De werkgever wordt verantwoordelijk gehouden. Ook als de werknemer onvoldoende meewerkt.

In deze blogserie behandelen we de drie meest voorkomende redenen voor een loonsanctie: wat houdt het in en hoe kan ik het voorkomen? In deze blog starten we met de ‘administratieve sanctie’.

Wat is een loonsanctie?

Een loonsanctie betekent dat je als werkgever je zieke werknemer ná twee jaar loondoorbetaling, nog maximaal één jaar moet doorbetalen en ontslag niet mogelijk blijft. Doel hiervan is dat je als werkgever aan de slag gaat met de tekortkomingen die door het UWV zijn vastgesteld om zo de werknemer alsnog aan het werk te helpen. Heb je hersteld wat eerder is nagelaten, dan kan je dit voorleggen aan het UWV en kan de loonsanctie worden gestopt. De loonsanctie duurt dus maximaal een jaar, maar kan eerder worden gestopt als alsnog voldoende is gedaan.

Top 3 redenen voor een loonsanctie

Dit zijn de meest voorkomende redenen voor het opleggen van een loonsanctie door het UWV:

1. Het re-integratieverslag is niet compleet; de zogenoemde administratieve sanctie.
2. Eerste spoor: de mogelijkheden terug te keren in werk binnen het eigen bedrijf zijn onvoldoende onderzocht of benut.
3. Tweede spoor: de mogelijkheden om passend werk te vinden bij een ander bedrijf zijn onvoldoende onderzocht of benut. 

Vandaag gaan we dieper in op punt 1. Het re-integratieverslag.

Het re-integratieverslag

Het re-integratieverslag (RIV) is een overzicht van alle ondernomen re-integratie-inspanningen en moet tenminste bestaan uit een aantal verplichte onderdelen.

Is je werknemer bijna twee jaar ziek dan vraagt je werknemer een WIA uitkering aan. Tegelijkertijd stuur je als werkgever het re-integratieverslag naar het UWV (uiterlijk in de 93ste verzuimweek). Aan de hand van dit verslag toetst het UWV of de inspanningen voldoende zijn geweest. 

Is het verslag compleet? Dan gaat het UWV over tot de inhoudelijke beoordeling. Als er documenten ontbreken en je dit binnen vijf dagen niet alsnog aanlevert, dan legt het UWV een loonsanctie op. Zodra de ontbrekende documenten alsnog worden aangeleverd vervalt de sanctie.

Welke documenten lever je aan?

Het is dus belangrijk dat je een volledig re-integratieverslag aanlevert. Dit bestaat minimaal uit de volgende documenten:

• Probleemanalyse: opgesteld door de bedrijfsarts in de 6e week
• Plan van Aanpak: opgesteld door de werkgever en werknemer in de 8e week
• Eerstejaarsevaluatie: opgesteld door werkgever en werknemer rond 52ste week
• Actueel oordeel: opgesteld door bedrijfsarts in de 86-88e week
• Eindevaluatie: opgesteld door werkgever en werknemer in 91ste week

Aanvullend op deze documenten is het verstandig om ook andere documenten op te nemen in het re-integratieverslag, zoals:

• Rapport van een arbeidsdeskundig onderzoek
• (Eind)rapport van een re-integratietraject tweede spoor
• Rapportage van mogelijk andere ingezette interventies

Welke informatie lever je niet aan?

Medische informatie stuur je als werkgever niet mee. De werknemer ontvangt het opgebouwde medische dossier van de bedrijfsarts en verstuurt dit zelf naar het UWV.

Welke ondersteuning kan ik krijgen?

Je bent als werkgever verantwoordelijk voor een goede verzuimbegeleiding waarbij op het juiste moment de juiste stappen worden ondernomen. Welke inspanningen je hebt geleverd en waarom, moet blijken uit het re-integratieverslag. Omdat je hier als werkgever vaak weinig mee te maken hebt kan het prettig zijn hierin de juiste ondersteuning te krijgen. Een goede samenwerking met je arbodienst is hierbij essentieel. 

Ben je voor de verzuimbegeleiding aangesloten bij Stigas, dan zorgen onze re-integratieadviseur en bedrijfsarts ervoor dat de verplichte documenten op tijd worden opgesteld. En je ontvangt van ons een eerste opzet van de documenten die je samen met je werknemer moet invullen zodat jullie hier op tijd samen mee aan de slag kunnen.

Volgende blogs: de inhoudelijke loonsancties

Wist je dat ongeveer één op de tien re-integratieverslagen als onvoldoende wordt beoordeeld en leidt tot een loonsanctie? De belangrijkste redenen hiervoor zijn het missen van re-integratiemogelijkheden binnen het eigen bedrijf (eerste spoor) of bij een ander bedrijf (tweede spoor). Het ‘repareren’ van een administratieve sanctie kan vaak relatief snel, waardoor de duur van de loonsanctie beperkt blijft. Bij een inhoudelijke loonsanctie is dat vaak lastiger. In onze volgende blogs gaan we dieper in op het eerste en tweede spoor én hoe je een inhoudelijke loonsanctie kunt voorkomen!

Meer weten?

Neem gerust contact met mij op.

Tim van der Meer
Manager Verzuim
085 – 044 07 00, optie 2
info@stigas.nl

Handige links

• Werkwijzer Poortwachter van UWV: Een richtlijn voor de aanpak van re-integratie en inzicht in de wijze waarop het UWV de inspanning toetst
• Quick Start bij de Werkwijzer Poortwachter: een korte samenvatting van de belangrijkste stappen in het re-integratieproces